Teamevents erfreuen sich großer Beliebtheit. Für die Mitarbeiter ist eine gute Gelegenheit, sich in einem spielerischen Rahmen besser kennenzulernen und Spaß zu haben. Für die Firma ist es wichtig, dass der Zusammenhalt der Teammitglieder gestärkt wird. Doch wie sieht es steuerlich aus? Was ist bei einem Teamevent zu beachten?
Das Finanzamt am Event Beteiligen – bei den Kosten!
Dass Teamevents die Motivation fördern, ist nicht schwer zu verstehen. Es ist für die Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen wohltuend, sich ein bis zweimal im Jahr außerhalb der Firma miteinander zu beschäftigen. Doch neben diesen Aspekten macht es ein solches Event auch interessant, dass es steuerlich absetzbar ist. Zumindest dann, wenn einige Regeln befolgt werden.
Dabei spielt es keine Rolle, ob der Chef, der Betriebsrat oder die Personalabteilung das Teamevent plant und durchführt. Wichtig ist, dass es eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene ist, welche einen gesellschaftlichen Charakter aufweist. Das mag zwar im ersten Moment noch nicht nach Spaß und Erlebnis klingen, umfasst aber jedes Event, bei dem die Mitarbeiter zusammen etwas unternehmen. Das Organisationsteam darf also hier kreativ werden.
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Kosten und Steuervorteile
Die Kosten sind allerdings begrenzt. Ebenso gibt es Begrenzungen für die zum Event eingeladenen Personen und auch die Häufigkeit der Veranstaltung. Pro Teilnehmer ist ein Höchstbetrag von 110 Euro vorgesehen. Dieser Betrag versteht sich inklusive Umsatzsteuer und entstandenen Teilrechnungen. Kostet das Event jedoch mehr, stuft das Finanzamt den Mehrbetrag als „geldwerten Vorteil“ ein. Dieser muss dann entweder vom Arbeitgeber oder vom Mitarbeiter zu 25 Prozent versteuert werden.
Wenn es um die Einladung der Mitarbeiter geht, gilt das Prinzip der Gleichheit. Zwar werden Teamevents gerne für bestimmte Abteilungen, Arbeitsgruppen oder Teams organisiert, doch Mitglieder, welche zur vorher definierten Arbeitsgruppe gehören, dürfen dabei nicht ausgeschlossen werden. Organisiert der Vertriebsleiter ein Teamevent für seine Abteilung, muss er alle dazugehörigen Mitarbeiter dazu einladen, egal ob sie im letzten Jahr gut oder nicht so gut verkauft haben.
Beachten: Bei Familie/Verwandte gelten Grenzen bei der Absetzbarkeit der Kosten!
Sollten zu einem Event auch die Verwandten der Mitarbeiter eingeladen werden wie beispielsweise Frau und Kinder, dann werden diese dazugerechnet. Das heißt, dass die Kosten für den Mitarbeiter und seine Familie die 110 Euro Grenze nicht überschreiten dürfen.
Wichtiges Urteil 110 Euro Grenze:
Der Bundesfinanzhof folgte der Rechnung des Finanzamtes nicht. In den beiden Urteilen vom 16.05.2013, VI R 94/10 und VI R 7/11, führten die Richter aus, dass bei der Berechnung der 110-€-Grenze nur solche Kosten berücksichtigt werden dürfen, die geeignet sind, beim Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil auszulösen.
https://www.fruhstorfer-partner.de/service/steuernews_fuer_mandanten/dezember_2013/weihnachtsfeier_neue_rechtsprechung_zur_110_grenze/
Was die Häufigkeit betrifft, gilt die fixe Regel:
Mehr als zwei solcher Events können bei den Behörden nicht steuerlich abgesetzt werden. Sollte das Unternehmen doch aus irgendeinem Grund ein drittes Event veranstalten, so kann es die beiden kostspieligsten von der Steuer absetzen.
Zu den typischen Aufwendungen bei Teamevents gehören beispielsweise die Anreise zur Location per Bus oder Bahn, jegliche Kosten für Bewirtung und Verpflegung der Mitarbeiter, die Gagen für Musiker oder Moderatoren, aber auch Übernachtungskosten im Hotel, die Eintrittskarten oder die Miete der Location an sich. Damit das gesamte Event in seiner Gänze steuerlich abgesetzt werden kann, muss das Unternehmen alles ordentlich dokumentieren. Dazu gehört eine Liste der Teilnehmer, denn Schätzungen werden nicht akzeptiert.
Rechnungen und Quittungen sammeln
Auch diverse Rechnungen und Belege wie jene für das Busunternehmen, die Quittungen für die Übernachtung, die Gagen oder eventuelle Eintrittskarten. Bei allem, was mit musikalischen Darbietungen zu tun hat, darf das Unternehmen nicht vergessen, die Gema-Gebühren-Pflicht zu berücksichtigen. Für solche Teamevents gibt es meist von Seiten der Firma aus ein eigenes Konto, wo alle dazugehörigen Kosten eingebucht werden.
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